Dans un CRM traditionnel si vous avez différentes entités à importer vous devez généralement importer un fichier par entité.

Un puzzle HOP CRM vous permet d’importer plusieurs entités simultanément depuis un seul fichier.

Il les relie automatiquement et vous pouvez définir autant de puzzles que de situations !

Choix du puzzle

Vous venez d’obtenir un fichier client contenant toutes les données sur de nouveaux directeurs des ressources humaines et leur organisation ?

Pas besoin de l’importer plusieurs fois comme dans un CRM traditionnel : faites-le en une seule fois !

Sélectionnez  le puzzle Contact + Entreprise pour réaliser votre import.

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Mapping des champs

À l’étape de mapping vous visualisez les colonnes de votre fichier de données et les champs que vous avez définis dans HOP CRM pour l’entité Contact et pour l’entité Organisation.

Il vous suffit de faire glisser les colonnes de votre fichier sur les champs de HOP CRM correspondants pour réaliser le mapping :

Simple, non ?

Les colonnes et les champs mappés sont affichés en  violet .

Choix du champ de dédoublonnage ou de rapprochement (étape optionnelle)

Pour chaque entité du puzzle vous pouvez choisir le champ qui va servir au dédoublonnage ou au rapprochement.

On parlera de dédoublonnage quand vous importez des contacts et que vous voulez vous assurer qu’ils n’existent pas déjà dans HOP CRM.

On parlera de rapprochement quand vous importez des contacts dont vous savez qu’ils existent déjà dans HOP CRM mais que vous souhaitez mettre à jour.

Dans les deux cas si un contact importé correspond à un contact qui existe déjà dans HOP CRM il ne sera par ajouté une nouvelle fois. On se contentera de le mettre à jour en fonction des données présentes dans le fichier importé.

Les champs utilisés pour le dédoublonnage ou le rapprochement sont affichés en  rouge .

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Mise en forme des champs (étape optionnelle)

HOP CRM vous propose de mettre en forme certains champs afin de réaliser ce que l’on appelle une normalisation des données.

Les traitements de normalisation possibles sont :

  • supprimer les espaces au début et à la fin d’un texte : utile pour les noms, les prénoms, les villes
  • supprimer tous les espaces d’un texte : utile pour les adresses mail
  • mettre tout le texte en minuscules : utile pour les adresses mail
  • mettre tout le texte en majuscules : utile pour les noms, les villes
  • mettre les initiales des mots d’un texte en majuscule et le reste en minuscule : utile pour les noms, les prénoms, les villes
  • convertir les numéros de téléphone au format international :
    +33 6 11 22 33 44

Les champs pour lesquels vous avez demandé une mise ne forme sont affichés en  rose .

Affectation manuelle d’une valeur à un champ (étape optionnelle)

Vous voudrez peut-être affecter une valeur manuellement à certains champs.

Par exemple dans l’exemple ci-contre nous allons affecter la valeur Directeur des ressources humaines au champ Fonction pour tous les contacts importés.

Les champs auxquels vous avez affecté une valeur manuellement sont affichés en  jaune .

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Contrôle du mapping

Avant de confirmer votre import, vous pouvez masquer les champs non utilisés afin d’avoir une vision globale du mapping réalisé.

Vous identifiez d’un coup d’œil les différentes options de mapping grâce à un code couleur :

  •  violet  pour les colonnes de votre fichier qui ont été mappées (associées à un champ) et pour les champs qui ont été mappés (associés à un colonne de votre fichier de données)
  •  rouge  pour les champs qui vont servir au dédoublonnage
  •  rose  pour les champs pour lesquels vous avez demandé une mise en forme des données (majuscules/minuscules par exemple)
  •  jaune  pour les champs qui ne sont pas mappés (associés à aucune colonne de votre fichier de données) mais qui à qui vous souhaitez affecter une valeur manuellement
  •  gris  pour les colonnes et les champs qui n’ont pas été mappés ; ils ne sont pas affichés si vous avez choisi l’option ne pas afficher les champs non utilisés pour le mapping

Si tout vous convient, confirmez l’import et commencez à travailler avec vos nouveaux contacts et vos nouvelles organisations !

Vous voulez essayer avec votre propre fichier de données ?

HOP CRM vous propose un essai gratuit pendant 30 jours (sans carte bancaire).

Autres applications des PUZZLES®

HOP CRM est pré-configuré avec les puzzles essentiels. Vous pouvez définir les vôtres en fonction de votre organisation.

Saisissez plusieurs entités*
sur une seule page

Définissez des groupes
sur plusieurs entités*

* Dans HOP CRM les entités sont les données de nature différente que vous pouvez enregistrer : contacts, organisations ou comptes, actions ou évèvements, affaires, produits, …

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